Должностные инструкции менеджера по организации мероприятий

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МЕНЕДЖЕРА ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСТАВОК

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящим документом определяются должностные обязанности, права и ответственность менеджера по организации выставок Отдела рекламы.

1.2. Данным документом регулируются трудовые правоотношения сотрудника и организации-работодателя, возникшие и существующие на основе трудового договора и прочих договорных документов, Правил внутреннего трудового распорядка и действующего законодательства о труде.

1.3. Менеджер по организации выставок в Отделе рекламы назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению руководителя отдела рекламы.

1.4. Менеджер по организации выставок в БН Реклама подчиняется непосредственно руководителю Отдела рекламы.

2. ЦЕЛИ ЗАДАЧИ

2.1. Основной целью работы менеджера по организации выставок является организация выставочной деятельности и других мероприятий в рамках общей стратегии развития.

2.2 Основные задачи сотрудника как менеджера:

— Планирование выставочной деятельности

— Организация выставочной деятельности

— Контроль выставочной деятельности

2.3. Задачи менеджера по организации выставок:

2.3.1. Разработка плана выставочных мероприятий на год в рамках рекламного плана, предоставляемого заказчиками, по продвижению товаров и услуг компании.

2.3.2. Организовывать выставочные проекты и взаимодействовать с внутренними заказчиками, внешними партнерами, организаторами согласно стратегии и договорным обязательствам.

2.3.3. Контролировать ход подготовки к выставке, своевременно выявлять и корректировать проблемные участки.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Прямые должностные обязанности:

3.1.1. В рамках подготовки мероприятия

Разработка годового плана выставочных мероприятий компании, на основе рекламного плана, предоставляемого заказчиками.

Организация и проведение выставок и других мероприятий по согласованному плану мероприятий (семинаров, презентаций, мастер-классов).

Предварительное бюджетирование мероприятий, контроль за расходами, администрирование проектов.

Подготовка финансового отчета по фактическим расходам на мероприятие.

Организация составления списка и обеспечения на стенде необходимого оборудования для проведения мероприятия: список экспонатов, сувенирной продукции, промо-материалов, полиграфии, продукты питания, моющие средства и оборудование для уборки стенда, другое оборудование, необходимое для стенда.

Подготовка и ведение всего документооборота по мероприятию.

Разработка и обеспечение линии сувенирной продукции в рамках выставочного проекта с использованием корпоративного стиля компании.

Организация процесса монтажа/демонтажа

3.1.2. В рамках взаимодействия с поставщиками

Осуществление контактов с организаторами мероприятий, осуществление работы согласно договорным обязательствам, ведение документооборота

Осуществление контактов с застройщиками мероприятий, подготовка технического задания на застройку стенда, осуществление работы согласно договорным обязательствам, ведение документооборота.

Осуществление контактов с рекламными агентствами в рамках подготовки сувенирной продукции, ведение базы данных партнеров, ведение документооборота

3.1.3. В рамках взаимодействия с заказчиками

Создание и координация рабочих групп по проектам мероприятий.

Разработка плана работ для рабочей группы и координация работы группы по подготовке мероприятия.

Осуществление контроля за ходом работ и координация выполнения сроков работ.

Проработка концепции мероприятия совместно с руководителем отдела и с заказчиками в соответствии с концепцией и рекламной стратегией.

Согласование дизайна стенда, дополнительного оборудования, элементов оформления.

Разработка плана мероприятий на выставочном стенде.

Учет и контроль за расходованием сувенирной продукции, ведение документооборота.

Выполнение заказов на создание рекламных материалов в рамках выставочного мероприятия по запросу от соответствующих подразделений и по согласованию с руководителем отдела.

Участие в рабочих собраниях по разработке рекламной стратегии для каналов сбыта.

Сотрудничество с выделенными сотрудниками соответствующих подразделений при реализации совместных внутренних маркетинговых проектов.

3.2. Требования к инновационной деятельности:

3.2.1. Поиск и выбор новых, внеотраслевых, региональных выставок и мероприятий потенциально интересных для заказчиков, поиск новых методов участия.

3.2.2. Поиск и выбор новых партнеров по проведению мероприятий, проведение тендеров и сравнительного анализа стоимости услуг.

3.2.3. Установление партнерских контактов с организаторами мероприятий.

3.2.4. Посещение выставок по профилю должности, предоставление отчета о посещении.

3.2.5. Изучение новых методов выставочной деятельности, генерирование идей по обновлению существующих методов.

3.2.6. Помимо непосредственных задач подразделения выполнять обязанности по участию во внутренних общекорпоративных управленческих проектах (внедрение управленческих технологий и т.п.) в объеме, установленном руководителем подразделения

3.2.7. Творческий подход в реализации проектов и участие в разработке концепции оформления выставочных стендов.

4. ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ КОМПЕТЕНТНОСТИ

4.1. Требования к образованию:

— Высшее, неоконченное высшее или среднее экономическое образование.

— Опыт работы не менее 2 лет в области аналогичного профиля

— Знание английского языка (письменно, устно)

— Знание компьютера на уровне продвинутого пользователя (Word, Excel, Outlook).

— ЖелательныбазовыезнанияAdobe Photoshop, Adobe Illustrator

— Грамотный русский язык (устная и письменная речь)

4.2. Требования к навыкам::

— Отличные административные способности, навыки руководителя проектов.

— Основы работы в выставочной деятельности, методы и приемы проведения эффективных мероприятий.

— Знание основных бухгалтерских требований к оформлению документации.

— Умение быстро, качественно и эффективно выполнять свои должностные обязанности.

4.3. Требования к приобретению умений и навыков за период испытательного срока:

— Адаптация к специфике компании за период испытательного срока.

— Умение наладить эффективное взаимодействие со смежными подразделениями.

— Изучение качества и стилистики рекламных и маркетинговых материалов, существующих в компании, корпоративный стиль.

— Освоение ведения документооборота с внешними партнерами по рекламе (договора, акты, фактуры).

— Изучение сферы деятельности компании, корпоративной стилистики и профессионального стиля изложения материала.

— Умение работать в информационной системе Компании.

5. ПРАВА

5.1. Запрашивать дополнительное обучение по тем или иным областям профессиональной деятельности, необходимым для реализации поставленных задач.

5.2. Запрашивать дополнительные ресурсы для реализации внутренних проектов отдела.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Сотрудник несет ответственность за:

6.1.1. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

6.1.2. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководителя и Генерального директора Компании.

6.1.3. Причинение материального ущерба компании — в соответствии с действующим законодательством.

6.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, инструкций по охране труда и правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Компании

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *